Videocall Jubilea
Jubilea: een terugkerende uitdaging voor Kabinetszaken
Of je het nu leuk vindt of niet, in veel gemeenten valt het begeleiden van jubilea onder Kabinetszaken. Misschien heb je het tot nu toe weten te vermijden, maar in de praktijk zien we dat deze taak steeds vaker bij ons vakgebied hoort. Soms is het zelfs onderdeel van een gecombineerde functie, zoals bestuurssecretaresse én kabinetszaken.
Maar wanneer is het proces rondom jubilea nu écht goed ingericht? We weten allemaal dat het veel tijd kost en dat er talloze handelingen bij komen kijken. Van het opvragen van lijsten met 100-jarigen en huwelijksjubilarissen, het uitzoeken van kaarten en geschenken, tot de afstemming van agenda’s en het plannen van persmomenten. En laten we de belrondes, bloemen en de organisatie van plenaire bijeenkomsten niet vergeten. Het is een proces dat precisie vereist en waar je wekelijks scherp op moet zijn.
Wat komt er allemaal bij kijken?
Hier een greep uit de vele taken die bij het begeleiden van jubilea komen kijken:
- Overzichten maken van jubilarissen voor het nieuwe jaar
- Administratieve afstemming met de Provincie en de Dienst Koninklijke Huishouding (DKH)
- Selecteren van kaarten en opstellen van brieven
- Kiezen van passende geschenken
- Plannen en afstemmen van bezoeken in de agenda van de burgemeester
- Opstellen van persberichten en organiseren van een fotograaf
- Afspraken maken met de jubilaris en/of familie
- Bloemen regelen op verzoek van DKH
- Eventueel begeleiden van de burgemeester tijdens de bezoeken
- Voorgesprekken voeren om het bezoek goed voor te bereiden
Geen wonder dat dit proces soms stress kan opleveren. Burgemeesters hechten veel waarde aan jubilea en verwachten een goed georganiseerde aanpak, waarbij jij als kabinetsmedewerker een cruciale rol speelt. Hoeveel tijd dit alles in beslag neemt, hangt af van hoe goed je het hebt ingericht.
Doe mee en deel jouw ervaringen!
Om elkaar te helpen dit proces zo efficiënt mogelijk te organiseren, organiseren we op vrijdag 21 februari om 10.00 uur een videocall. Tijdens deze sessie bespreken we stellingen, delen we praktijkvoorbeelden en kijken we samen waar nog verbeteringen mogelijk zijn. Een mooie kans om ervaringen uit te wisselen en nieuwe inzichten op te doen.
Meld je aan en zet je proces weer eens scherp!
De videocall vindt plaats op vrijdag 21 februari van 10.00 tot 11.00 uur. Doe je mee?